A história da administração não é recente e remonta aos tempos da civilização sumeriana, localizada na Mesopotâmia, por volta de 5.000 a.C. Considerada a civilização mais antiga da humanidade, os sumérios foram os primeiros a utilizar a administração na solução de problemas de ordem prática nas áreas econômica, política e social.
A administração moderna abrange várias áreas, como a gestão de pessoas, que visa a otimizar o potencial de produção do ser humano no ambiente de trabalho. Em 1990, surge a teoria das novas abordagens e, a partir do conceito de gestão de pessoas, as técnicas de administração do tempo, com o objetivo de conscientizar os profissionais de que o tempo é um recurso que se esgota e não pode ser restituído, mas que é primordial para o sucesso dos empreendimentos tanto no âmbito corporativo quanto no pessoal.
O tempo no mundo globalizado é ainda mais precioso porque seu significado, assim como o de espaço, sofre mudanças profundas em decorrência da aceleração da atividade humana. O tempo é regulador da vida, pois aquele que o administra bem também administra bem sua vida; é o recurso mais escasso e mais valioso que existe, porque, depois que passa, não há como reavê-lo ou comprá-lo de volta; e é também o mais democrático dos recursos, porque todos nós dispomos de 24 horas diárias, não importando nossa condição social ou econômica, nossa escolaridade ou prestígio social.
O tempo no mundo globalizado é ainda mais precioso porque seu significado, assim como o de espaço, sofre mudanças profundas em decorrência da aceleração da atividade humana
Helena Mesquita Bizzarri
O profissional pode aprender a otimizar seu tempo de forma eficaz, o que é tão importante quanto executar as funções em menor prazo e com o máximo de qualidade, além de saber utilizar com sabedoria o tempo restante.
Existem dois tipos de ladrões de tempo: os endógenos e os exógenos. Os desperdiçadores endógenos são a procrastinação, a racionalização. Os exógenos são as interrupções externas, como os telefonemas e os visitantes inesperados, a delegação inadequada, as reuniões mal aproveitadas, a ausência de objetivos e prioridades, a falta de planejamento, a gerência por crise, a multitarefa, a desorganização e a indisciplina, a indecisão, a incapacidade de dizer não, a comunicação ineficaz, a ausência de limites claros de autoridade e responsabilidade, informações incompletas e atrasadas que levam ao retrabalho, assim como profissionais mal treinados, bate-papos e atrasos.
Por outro lado, os economizadores de tempo são: planejamento de tarefas para os próximos dias ou meses; estabelecimento de objetivos; organização; atenção aos detalhes e ao todo; proatividade; definição de prazos; autodisciplina; capacidade de dizer não quando necessário; desenvolvimento de soluções para os problemas; e delegação acertada de tarefas. A falta de planejamento provoca a reatividade, enquanto a existência de planejamento permite a proatividade.
O profissional pode aprender a otimizar seu tempo de forma eficaz, o que é tão importante quanto executar as funções em menor prazo e com o máximo de qualidade, além de saber utilizar com sabedoria o tempo restante
Helena Mesquita Bizzarri
Saber priorizar tarefas é também um economizador de tempo e consiste em identificar e distinguir aquilo que é urgente do que é importante. O urgente define-se por uma tarefa a ser entregue em curto prazo, por cuja finalização há grande cobrança e alta pressão. O importante é tudo o que, se não for feito, acarretará prejuízos em curto e em longo prazos.
Administrar o tempo é planejar a vida; delegar é uma arte e um segredo da administração eficiente. Aquele que delega de modo eficiente ganha tempo para completar outras atividades com êxito. As principais fases da delegação são: a separação das tarefas a serem delegadas; a escolha do encarregado; a orientação da tarefa; o monitoramento e incentivo; e, finalmente, a avaliação e correção.
A essência da administração do tempo requer alocação estratégica dos recursos disponíveis, não propriamente economia de tempo em si. Administrar o tempo habilmente é a chave-mestra na alavancagem pessoal e profissional. A administração do tempo pessoal interfere no sucesso do gerenciamento do tempo profissional, no sentido de que o estresse é minimizado ao dedicarmos as horas disponíveis para diversão e descanso, o que acarretará maior rendimento no ambiente de trabalho. O bom gerenciamento das horas e dos dias em prol da qualidade de vida e do desenvolvimento do eu interior conduz à diminuição da tensão e maximiza a eficácia das atividades desenvolvidas.
